TERMIN-ERINNERUNGEN
Sende Terminbestätigungen, Erinnerungen und Absagebenachrichtigungen automatisch über WhatsApp und E-Mail. WhatsApp-Nachrichten kommen direkt von der Nummer deines Studios. Als Teil einer zentralen Kosmetikstudio Software bleiben Termin, Kundenkommunikation und der aktuelle Stand miteinander verbunden.
SO UNTERSTÜTZT ACTIVIO
Automatische Termin-Nachrichten sollten nicht an einem fremden Absender oder einem getrennten Postfach enden. Mit Activio bleibt die Nachricht über die bekannte Studio-Nummer erreichbar und ihre Antwort im passenden Gesprächskontext sichtbar.
Ob WhatsApp, SMS oder E-Mail für Termin-Erinnerungen passt, hängt davon ab, ob Kundinnen direkt reagieren sollen, Unterlagen brauchen oder ein Ausweichkanal nötig ist. Ebenso wichtig ist, dass das Team die Rückmeldung dort einordnen kann, wo Termin und laufende Kundenkommunikation zusammenkommen.
DER UNTERSCHIED IM RÜCKWEG
Automatische Erinnerungen sollten keine Einbahnstraße sein. Mit Activio bleiben automatische Nachrichten und die Antworten deiner Kundinnen in derselben WhatsApp-Kommunikation.
| Getrennte Versandnummer | Activio mit deiner WhatsApp-Nummer |
|---|---|
| Getrennte VersandnummerDie Erinnerung kommt von einer Nummer, die nicht zum Studio gehört. | Activio mit deiner WhatsApp-NummerDie Erinnerung kommt direkt von der bekannten WhatsApp-Nummer deines Studios. |
| Getrennte VersandnummerEine Kundin kann antworten; die Antwort bleibt unter Umständen außerhalb der normalen Studio-Kommunikation. | Activio mit deiner WhatsApp-NummerAntworten bleiben in der WhatsApp-Konversation in Activio sichtbar und können dort weitergeführt werden. |
| Getrennte VersandnummerVersand und laufende Kundenkommunikation können in getrennten Systemen liegen. | Activio mit deiner WhatsApp-NummerAutomatische Nachrichten und die weitere Kundenkommunikation laufen über dieselbe WhatsApp-Nummer in Activio zusammen. |
| Getrennte VersandnummerDas Team muss gegebenenfalls prüfen, ob eine Absage oder Rückfrage an anderer Stelle eingegangen ist. | Activio mit deiner WhatsApp-NummerDas Team kann Rückfragen, Absagen und den Terminbezug im selben Arbeitskontext einordnen. |
BEKANNTER ABSENDER
Die Erinnerung kommt aus dem Chat, den deine Kundinnen bereits mit dem Studio kennen. Dadurch lässt sich der Absender schon vor dem Öffnen der Nachricht leichter einordnen, statt dass die Erinnerung wie ein fremder Versandkontakt wirkt. Entsteht eine Frage, eine Absage oder ein Wunsch nach einer Änderung, bleibt der Rückweg über denselben vertrauten WhatsApp-Chat verständlich. So kann dein Team die Antwort im passenden Termin- und Kundenkontext weiterführen.
ACTIVIO ABLAUF
Der Ablauf verbindet Anlass, Versandzeitpunkt, bekannte Studio-Nummer und die folgende Unterhaltung. Er ist keine zusätzliche Team-Checkliste, sondern beschreibt, wie die automatische Nachricht im Zusammenhang bleibt.
Studio-Nummer
Eigene Studio-Nummer verbinden
Dein Studio hinterlegt die eigene WhatsApp-Nummer in Activio. So kommen automatische Nachrichten von einem Absender, den Kundinnen bereits kennen.
Der gewohnte Kontakt bleibt der Ausgangspunkt für die Termin-Kommunikation.
Terminereignis
Den passenden Anlass erkennen
Ein vereinbarter, bevorstehender oder geänderter Termin liefert den Anlass für die passende Nachricht. Der Zeitversatz legt fest, wann sie vorgesehen ist.
Terminereignis und aktueller Status bleiben im gleichen Ablauf.
Terminsoftware mit TerminstatusAutomatische Nachricht
Aus deiner Nummer senden
Activio sendet die ausgewählte Terminbestätigung, Erinnerung oder Information über eine Änderung automatisch über die WhatsApp-Nummer deines Studios.
Die Nachricht bleibt für Kundinnen als Studio-Kommunikation erkennbar.
Antwort im Kontext
Antworten in Activio weiterführen
Antwortet eine Kundin, bleibt die WhatsApp-Konversation in Activio mit ihrem Terminbezug sichtbar. Dein Team kann die Unterhaltung dort fortsetzen.
Aus einer automatischen Nachricht kann eine anschlussfähige Unterhaltung werden.
WhatsApp-Terminverwaltung mit TerminbezugWenn aus einer automatischen Nachricht eine Rückfrage, Absage oder weitere Abstimmung entsteht, bleibt die Kommunikation in Activio mit dem Kunden- und Terminbezug verbunden.
TERMINEREIGNISSE
Automatische Nachrichten können an neue, bevorstehende, geänderte, abgesagte oder als No-Show markierte Termine anknüpfen. Für Erinnerungen bestimmt ein Zeitversatz, wann die Nachricht vor dem Termin vorgesehen ist.
Wird ein Termin neu angelegt oder gebucht, kann die Kundin die wichtigsten Termininformationen über den passenden Kanal erhalten.
Ein individuell festgelegter Zeitversatz bestimmt, wann eine Erinnerung vor dem Termin vorgesehen ist, ohne dass dein Team einzelne Nachrichten manuell vorbereitet.
Ändert sich ein Termin, kann die Kundin eine klare Information über den aktuellen Stand und den nächsten Schritt erhalten.
Wird ein aktiver Termin abgesagt, kann die Nachricht den neuen Stand verständlich einordnen und einen erreichbaren Rückweg offenhalten.
Wird ein Termin als nicht erschienen markiert, bleibt die weitere Kommunikation mit dem Termin- und Kundenkontext verbunden.
KANÄLE
WhatsApp ist die zentrale Erfahrung auf dieser Seite: Die automatische Nachricht kommt über die bekannte Studio-Nummer und die Antwort lässt sich im selben Kontext weiterführen. E-Mail ergänzt die Termin-Kommunikation als weiterer Kanal.
Terminbestätigungen, Erinnerungen und Informationen über Änderungen kommen direkt aus der WhatsApp-Nummer deines Studios. Antworten bleiben für dein Team in der Activio-Konversation sichtbar.
E-Mail unterstützt dieselbe Termin-Kommunikation als ergänzender Kanal. So kann dein Studio den passenden Weg für die jeweilige Nachricht festlegen.
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FAQ
Kurze Antworten zu deiner Studio-Nummer, direkten Antworten und dem passenden Versandzeitpunkt.
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