Kundenprofil
Hält den personenbezogenen Kontext bereit, während der Termin die konkrete Vereinbarung bleibt.
Kundenmanagement ansehenTerminmanagement
Terminmanagement in Activio
Klar planen,nahtlos weiter.
Als Teil des Activio Ecosystem verbindet Activio Kundschaft, Leistung, Team, Standort und aktuellen Status in einem gemeinsamen Termin. So bleibt für dein Studio klar, was vereinbart ist, was sich geändert hat und wie der Termin weitergeht.
Gemeinsamer Arbeitsstand
Ein Termin, ein gemeinsamer Arbeitsstand
Ein Kalendereintrag beantwortet nur, wann etwas geplant ist. Für die tägliche Arbeit braucht dein Team zusätzlich den Zusammenhang: für wen der Termin vorgesehen ist, welche Leistung dazugehört, wer zuständig ist und welchen Stand der Vorgang hat.
Activio hält diese Angaben in einem Termin zusammen. Das Kundenprofil ergänzt den personengebundenen Kontext; der Termin bleibt die konkrete Vereinbarung.
Anfrage, Reservierung, Bestätigung und Änderungen folgen dabei einem klaren Terminprozess.
Der gemeinsame Termin
Eine Vereinbarung statt losem Kalendereintrag
- Kundin oder Kunde
- Der Termin bleibt mit dem passenden Kundenprofil verbunden.
- Leistung
- Mindestens eine gebuchte Leistung gehört zu derselben Vereinbarung.
- Zeitpunkt
- Datum und Uhrzeit beschreiben, wann der Termin geplant ist.
- Team und Standort
- Zuständige Person und Standort bleiben direkt am Termin erkennbar.
- Notiz und Status
- Zusatzkontext und aktueller Terminstand gehören zum vorhandenen Eintrag.
Der Unterschied im Arbeitskontext
Ein Kalendereintrag macht eine Zeit sichtbar. Ein Termin in Activio hält die konkrete Vereinbarung mit ihrem Kontext zusammen.
| Bereich | Ein reiner Kalendereintrag | Termin in Activio |
|---|---|---|
| Fokus | Macht sichtbar, wann etwas geplant ist. | Hält die konkrete Vereinbarung als gemeinsamen Arbeitsstand bereit. |
| Angaben | Der Zeitpunkt steht im Vordergrund. | Kundschaft, Leistung, Team, Standort, Notiz und Status gehören zum selben Termin. |
| Änderungen | Die geplante Zeit kann im Kalender sichtbar bleiben. | Änderungen betreffen den vorhandenen Termin; der zugehörige Kontext bleibt verbunden. |
| Verlauf | Der Eintrag zeigt den Platz in der Planung. | ACTIVE, COMPLETED, NO_SHOW, CANCELLED und DELETED machen den dokumentierten Terminstand erkennbar. |
| Kommunikation | Ein Kalendereintrag allein beschreibt keinen Ereignisbezug. | Terminereignisse können den Anlass für eine Benachrichtigungsregel bilden. |
Änderungen weiterführen
Änderungen ohne Informationsbruch
Wenn sich Zeitpunkt, Leistung, zuständige Person, Standort oder Notiz ändern, wird der bestehende Termin weitergeführt. Dein Team muss keinen zweiten Vorgang anlegen oder den aktuellen Stand aus einzelnen Nachrichten zusammensuchen.
So bleibt der Termin auch nach einer Änderung der gemeinsame Bezug für Planung, Kundenkontext und die weitere Kommunikation.
Bei einer Umbuchung bleiben alter Termin, neuer Zeitpunkt, Erinnerung und Kundenkontext in diesem Bezug verbunden.
- Eine Änderung betrifft den vorhandenen Termin statt eines losen zweiten Eintrags.
- Kundschaft, Leistung, Team und Standort bleiben am selben Vorgang verbunden.
- Im Studio-Kalender bleibt der aktuelle Stand für die Tagesplanung sichtbar.
Terminverlauf
Vom geplanten Termin zum eindeutigen Abschluss
Für aktive Termine sind Abschließen, Stornieren und Als-No-show-Markieren als eigene Aktionen dokumentiert. So zeigt der Termin nicht nur seine Zeit, sondern auch den aktuellen Stand der Vereinbarung.
Eindeutige Terminstatus geben dem Team dabei einen gemeinsamen Ausgangspunkt für den nächsten Schritt.
ACTIVE
Aktiver Termin
Der Termin gehört zur aktuellen Planung und kann weitergeführt werden.
COMPLETED
Termin abgeschlossen
Die vereinbarte Leistung ist als durchgeführt festgehalten.
NO_SHOW
Nicht wahrgenommen
Der Termin wurde nicht wahrgenommen und entsprechend eingeordnet.
CANCELLED
Storniert
Die Vereinbarung findet nicht statt und ist als Absage dokumentiert.
Soft-Delete bleibt getrennt davon sichtbar: Ein gelöschter Termin wird als DELETED geführt, statt im Produkt als vollständig spurlos beschrieben zu werden.
Ereignisbasierte Kommunikation
Kommunikation folgt dem Terminereignis
Eine Nachricht muss nicht losgelöst vom Termin geplant werden. Benachrichtigungsregeln knüpfen an ein Terminereignis an und legen fest, wann und über welchen Kanal die passende Vorlage verwendet wird.
Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum eine Nachricht ausgelöst wird: wegen einer Buchung, einer Änderung, einer Erinnerung oder eines weiteren Schritts nach dem Termin.
- 1
Terminereignis
Buchung, Aktualisierung, Abschluss, Absage, No-show, Erinnerung oder Follow-up geben einer Regel den Anlass.
- 2
Regel eingrenzen
Eine Regel kann sich auf eine bestimmte Leistung beziehen und aktiv oder inaktiv geschaltet sein.
- 3
Zeitpunkt festlegen
Ein Zeitversatz bestimmt, wann die Nachricht im Verhältnis zum Ereignis ausgelöst wird.
- 4
Kanal und Vorlage wählen
Mindestens ein Kanal und die passende Vorlage bilden den Kommunikationsschritt der Regel.
Im Studioablauf verbunden
Terminmanagement ist nicht der ganze Ablauf – aber sein gemeinsamer Bezug
Terminmanagement hält die konkrete Vereinbarung zusammen. Angrenzende Bereiche ergänzen sie jeweils um ihren eigenen Zweck, ohne Kundenprofil, Tagesplan und Kommunikation gleichzusetzen.
Eine sichtbare Kalenderlücke wird erst durch Raum, Gerät, Qualifikation, Dauer und Puffer zu nutzbarer Kapazität.
Studio-Kalender
Macht den aktuellen Terminstand im Tages- und Planungskontext sichtbar.
Studio-Kalender ansehenOnline-Buchung und Kommunikation
Startet einen Buchungsweg und knüpft Nachrichten an den passenden Terminbezug.
Online-Terminbuchung ansehenTerminmanagement im echten Ablauf ansehen
In einer persönlichen Demo sehen Sie, wie Termine, Änderungen, Status und die verbundenen Produktbereiche in Activio zusammenarbeiten.
Demo buchen